شیوه های محاسبه هزینه چاپ
برای محاسبه هزینه های کار چاپی هر کس از راه و روش خاصی استفاده می کند. هر چند اساس و اصول همه یکی است و نتیجهها تقریبا برابر است. تفاوت داستان در اینجاست که معمولا روش ها به شکل ابتکاری و خود ساخته است و در قالب کلاسیک نمی گنجد. وقتی قرار است این روش ها به شکل کتاب درآید یا آموزش داده شود بایستی کلاسیک شود و اصول و قواعدی برایش وضع کرد تا بتوان به ترتیب ۱، ۲، ۳ و … آموزش داد. در این جا چند راه برای محاسبه هزینه های چابی ارائه می کنیم و در مورد هر یک توضیح می دهیم. ۱- استفاده از جدول های قیمت تمام شده ۲- استفاده از جدول چاپ یا کارت چاپ ٣- محاسبه دقیق دستی با کلاسور جدولها ۴- استفاده از نرم افزار ترام(شیوه های محاسبه هزینه چاپ)
۱- استفاده از جدول های قیمت تمام شده
در بسیاری از موارد نیازی به قیمت دقیق سفارش چابی نداریم بلکه می خواهیم حدود هزینه ها را در اختیار داشته باشیم تا روی مخارج گلی یک کار بررسی نماییم. جدول های قیمت تمام شده، بهترین و سریع ترین انتخاب است تا بدانیم سفارش خاص چابی ما، حدودا چقدر هزینه دارد. برای مثال کتابی در دست داریم و می خواهیم بدانیم چاپ این کتاب
در تیتراز های مختلف چقدر تمام میشود، ضمن این که هیچ ذهنیتی راجع به این مسئله نداریمو نمیدانیم هزینه کتاب ۱۰۰ تومان یا ۱۰۰۰ تومان است. برای این منظور به پخش قیمت تمام شده یکتاب رفته، در جدول های ارائه شده، هزینه کتاب را مشاهده کنید.
مثال۱)
کتب قطع رقعی/۱۶۰صفحه/تحریر ۷۰ گرم/جلد نرم/تیتراژ ۳۰۰۰ جلد:
طبق جدول ارائه شده هزینه هر جلد حدودا ۳۲۰ تومان است.
شما نیز می توانید نرخ های بدست آمده از شیوه محاسبه دستی را به شکل جدول قیمت تمام شده در آورید و این جدول ها را جهت استفاده های بعدی برای خود تکمیل نمایید.
مثال ۲)
قیمت تمام شده کارت ویزیت ۵۶۸ دو رنگ تیراژ ۴٫۰۰۰ عدد (۴٬۰۰۰ : عدد از یک کارت یا ۴ کارت از هر کدام ۱۰۰۰ عدد) روی گلاسه ۳۰۰ | گرم با UV براق هر عدد ۳۰ تومان دقت کنید که قیمت های جدول ها در حالتی محاسبه شده که سند جداگانه ای برای کارت چایی خود می بینید. در مورد کارت ویزیت اگر تیراژتان پایین است می توانید کارت خود را به چابخانه یا دفاتر گرافیکی بسپارید که مجموعه کارت ویزیت های مختلف را در کنار هم قرار داده، به یکباره چاپ می کنند. در این حالت هزینه ها روی همه کارت ها سرشکن می شود و هزینه هر کارت چیزی حدود ۳
, ۰۰۰ تومان در خواهد آمد (اگر دقت، ظرافت و کیفیت برای شما اهمیت دارد هرگز این کار را نکنید. روند انجام چنین کارهایی مورد تایید نیست و عموما کیفیت کار به شدت تحت تاثیر قرار می گیرد).
مثال ۳)
بوستر ۷۰×۵۰ به تیراژ ۱٫۰۰۰ عدد گلاسه ۱۵۰گرم ۴ رنگ با پوشش UV براق هر عدد ۳۸۸ تومان می شود.استفاده از جدول های قیمت تمام شده بسیار ساده و بر کاربرد است اما دقت کنید که این جدول ها تنها برای به دست آوردن حدود قیمت ها تهیه شده است و در مواردی که می خواهید قیمت دقیق را بدانید بهتر است از روش دستی یا نرم افزار محاسبه چاپ «ترام» استفاده نمایید.
چگونه می توان همیشه از جدول های قیمت تمام شده استفاده کرد؟
ممکن است از خود بپرسید که با تغییر قیمت ها، بخصوص هزینه های کاغذ چگونه می شود از جدول ها استفاده کرد و چه اعتمادی به آن هست؟ نرخ های کارگاه های مختلف دست اندرکار چاپ، بسته به شهر و استان، مواد مصرفی، زمان محاسبه و موارد بسیاری دیگر تغییر می نماید. همچنین طبیعی است که قیمت ها به مرور زمان دچار نوسان می شود. حتی هم اکنون که کتاب به دست شما می رسد و شاید چند ماهی از انتشار آن نگذشته باشد، باز هم ممکن است نرخ ها دچار تغییر شده باشد.
پس چه باید کرد؟
برای حل این مشکل و استفاده همیشگی از جدول ها به شکل زیر عمل کنید چند مورد براکنده از مثال هایی که در جدول نیز قیمت تمام شده آنها آمده است مشخص کرده، به شکل دستی و به روشی که توضیح آن در کتاب آمده است قیمت را محاسبه کنید و با کتاب مقایسه کنید. حتما با یکدیگر تفاوت دارند، ضریب اختلاف قیمت را استخراج کنید و این ضریب را در جایی یادداشت نمایید. اکنون قیمت تمام شده موارد مختلف را که در جدول مشاهده می کنید در ضریب بدست آمده، ضرب نمایید تا این قیمت ها برای زمان شما به دست آید. مثال میزنم تا موضوع کاملا روشن گردد.
مثال ۱)
کتابی با مشخصات ۲۴۰ صفحه / تحریر ۷۰ گرم/ م تک رنگا جلد شومیز به تیراژ ۳۰۰۰۰ عدد را محاسبه نموده اید به قیمت هر جلد ۵۶۰ تومان، در حالی که در جدول های کتاب مبلغ ۴۸۰ تومان محاسبه شده است. برای بدست آوردن ضریب به شکل زیر عمل کنید۱ / ۱۷ – ۴۸۰+ ۵۶۰ = ضریب بنابراین ضریب ۱ / ۱۷ را برای خود یادداشت نمایید.
اکنون اگر خواستید قیمت تمام شده کتاب دیگری را بدست آورید. قیمت داده شده در جدول را در ضریب ۱/۱۷ ضرب نمایید.
مثال ۲)
قیمت کتاب در قطع جیبی بالتویی / ۱۶۸ صفحه تیراژ ۵۰۰۰ عدد/ تحریر ۷۰ گرم در زمان بدست آوردن ضریب ۱/۱۷ به قرار زیر است: قیمت تمام شده شما ۶۵۰ تومان ۵۲۶ – ۱ / ۱۷ × ۴۵۰ (قیمت تمام شده جدول)
۲- استفاده از جدول چاپ یا چاپ کارت چاپ کارت
ابزاری است که تماما توسط گروه پژوهشی عفراوی ابداع شده است. این ابزار هیچ سابقه ای حتی در کشورهای دیگر ندارد یا حداقل ما سراغ نداریم. چاپ کارت برای محاسبه هزینه های چاپ ابداع و طراحی شده است و کاربرد آن بیشتر در مواقعی است که خارج از دفتر کار هستید و امکان محاسبه دستی یا محاسبه به کمک نرم افزار را ندارید. هر چند که ممکن است در دفتر کار خود نیز آن را به کار گیرید. چاپ کارت در واقع به شما یادآوری می کند که برای محاسبه هزینه سفارشات چایی خود با چه پارامترهایی سروکار دارید، هزینه هر کدام را در اختیار شما می گذارد و روابط و فرمول های لازم جهت جمع و ضرب کردن را به شما ارائه می کند تا قیمت تمام شده را به دست آورید.
اجزای تشکیل دهنده چاپ کارت
چاپ کارت از سه عدد کارت با چاپ دو رو و یک کشو کارتی تشکیل شده است، با قرار دادن هر کارت در کشو، اعداد و ارقامی در کادر خالی در هر دو طرف کشو ظاهر می گردد که نشان دهنده هزینه های مربوط به موارد خاص می شود. برای مثال پوشش UV مات یا براق، طلاکوب و . در طرف دیگر نیز هزینه های ۱۴ کاغذ یا مدیای چاپ در سه قیمت پایین، متوسط و بالا ارائه شده است. کافی است یک مورد را با پرسش از فروشندگان کاغذ مطلع شده و متوجه شوید که کدام رده قیمت کاغذ برای محاسبه ی شما باید لحاظ شود. در دو طرف کارت کشویی نیز اطلاعات کاربردی و توضیحاتی آمده است که برای محاسبه قیمت تمام شده راهنمای خوبی است.
طریقه استفاده:
١- کار خود را در سند چیدمان کنید. ا ٢- کارتی که اندازه سند شما را در کادر دارد در کشو قرار دهید به گونه ای که روبروی اندازه سند قرار گیرد. ٣- از کادر خاکستری فهرست عملیات چاپ را در نظر داشته باشید و توجه کنید که بر روی سفارش چاپی شما چه کارهایی بایستی انجام شود. مواردی که با * مشخص شده در همه سفارشات چایی وجود دارد، وجود بقیه ی موارد بستگی به کار شما خواهد داشت. ۴- طبق فرمول ارائه شده در جلوی هر کادر، عملیات محاسبه را انجام دهید. دقت کنید که هزینه کاغذ را با برگرداندن کارت چاپ خواهید یافت. ۵- حاصل هر مورد را نوشته و در آخر جمع نمایید.
چگونه می توان از چاپ کارت همیشه استفاده کرد؟
داستان استفاده همیشگی از چاپ کارت درست شبیه به جدول های قیمت تمام شده است کافی است ضریب اختلاف قیمت را که بستگی به شهر و استان شما، هزینه های متفاوت کارگاه های مختلف و زمان استفاده از چاپ کارت دارد، به دست آورده و در موارد بعدی قیمت به دست آمده را در ضریب فوق ضرب نمایید و بدین شکل همیشه از چاپ کارت با خیال راحت استفاده کنید.
٣- محاسبه دقیق دستی با کلاسور جدول ها
محاسبه دستی، راه و روشی است که معمولا همه برای به دست آوردن قیمت تمام شده سفارشات چایی در پیش می گیرند. تفاوت آنچه که در اینجا گفته میشود در این است که با بررسی روش های مختلف، شیوه کلاسیک و قابل آموزشی ارانه می گردد تا یادگیری آسان تر گردد.
طریقه محاسبه با این روش را می توان به ترتیب زیر بیان کرد:
الف) استفاده از فرم
فرم سفارش چاپی را برداشته و شروع به برکردن فرم نمایید. ابتدا تاریخ و شماره سفارش و به دنبال آن مشخصات سفارش دهنده یعنی نام و نام خانوادگی، آدرس، تلفن و … را بنویسید.
شرح خاص:
اگر سفارش نکته خاصی دارد یادداشت نمایید. مثلا عجله در تحویل، استفاده از مقوا یا رنگ خاص و .
نشانی و تلفن سفارش دهنده:
نام شرکت، آدرس، تلفن، فکس و ایمیل سفارش دهنده یادداشت شود.
نوع کار و تیراژ:
چه نوع سفارشی داده شده است، کارت ویزیت، بروشور، پوستر، کتاب و سه تیراژ مفید آن چقدر است.
تعداد رنگ چاپ:
کار چابی چند رنگ چاپ میشود، ۱، ۲، ۳، ۴ و یا بیشتر، مشخص شود.
نوع کاغذ و گرماژ:
چه نوع کاغذ قرار است برای چاپ استفاده شود، تحریر، گلاسه، کرافت، پشت چسب دار و .. گرماژ آن چه قدر است.
ابعاد اصلی کار:
اندازه و ابعاد کار چاپی بعد از برش چه قدر است.
ابعاد سند:
سند چایی چه اندازه بسته شده است.
تعداد در سند:
چه تعداد از کار اصلی در سند قرار گرفته است.
شکل سند:
چیدمان کار اصلی در سند به چه شکل است و کاغذ لازم برای این سند چه اندازه است؟ تا اینجای کار مشخصات سفارش چایی روی فرم یادداشت شد. از این به بعد بایستی مشخص کنید که چه کارهایی قرار است روی این سفارش انجام شود. کارهای قابل انجام روی سفارش مورد نظر به بخش های بیش از چاپ، چاپ و پس از چاپ تقسیم شده است، آنها را تیک بزنید. اکنون وارد مرحله دیگری از محاسبات میشوید.
ب) استفاده از کلاسور هزینه ها:
با استفاده از اطلاعات طبقه بندی شده در کلاسور و جدول های مربوطه هزینه های هر یک را بدست آورید. برای مثال بسته به نوع سفارش، هزینه طراحی را در بخش آتلیه طراحی فرم سفارش یادداشت نمایید. همچنین هزینه فیلم را با توجه به اندازه سند و جدول هزینه های فیلم لیتوگرافی شبیه به مثال هایی که در فصل ۵ ارائه شده است به دست آورده، یادداشت نمایید. . اگر کارهای ویژه هم روی سفارش چابی بایستی انجام دهید توضیح دهید و هزینه آن را یادداشت نمایید. همچنین هزینه نظارت بر چاپ که به نظر من از مهم ترین کارها در فرآیند چاپ است. در آخر نیز برای اینکه سابقه دقیق تری از سفارش چایی خود داشته باشید بد نیست محل انجام و کارگاه های مربوطه را نیز یادداشت نمایید. لیتوگرافی، چابخانه و .
پ) اعلام قیمت تمام شده:
قیمت تمام شده را به مشتری خود اعلام نمایید.
ت) بایگانی اطلاعات فرم قیمت تمام شده:
فرم سفارش تکمیل شده را در محل فرمهای پر شده قرار دهید و اطلاعات آن را در جدولی شبیه به جدول قیمت تمام شده یادداشت نمایید تا در مواقع لزوم به کارتان آید. همچنین در ابتدای فرمهای برشده فهرستی از فرم ها قرار دهید شامل این موارد: کد مشتری، نام مشتری، نوع سفارش و شماره فرم سفارش. تاریخ بهتر است این فرم در اکسل هم طراحی شود تا دسترسی به اطلاعات آن ساده گردد. این فرم در اکسل به شکل زیر خواهد بود
اگر چنین کاری انجام دهید، می توانید با ترتیب کردن فایل اکسل بر برحسب هر کدام از ستونها به اطلاعات مورد نیاز دست یابید.
۴-استفاده از نرمافزار ترام
نرم افزار محاسبه هزینه های چاپ جهت تکمیل بسته محاسبه هزینه های چاپ توسط گروه پژوهشی عفذاوی از سال ۱۳۸۹ ارائه شد. در ابتدا سعی شد به جهت ایجاد فرهنگ استفاده از نرم افزار در محاسبات چاپ نسخه ای ارزان قیمت با محدودیت های خاص ارائه گردد و به مرور زمان به امکانات آن اضافه شود تا ضمن آشنایی همگان با این نرم افزار، نیاز های حرفه ای تر شناسایی و در نسخه های جدید گنجانده شود.
در طراحی نرم افزار ترام، ضمن کارایی و دقت، سادگی و قابل فهم و استفاده بودن مد نظر قرار گرفته است.
برای محاسبه هزینه سفارشات چاپی به طور کلی دو کار بایستی انجام داد. الف) ثبت هزینه های هر کاراگاه.ب)ثبت مشخصات سفارت چاپی.
الف) ثبت هزینه های هر کاراگاه یا کنترل نرخ ها و هزینه ها
برای ورود هزینه هایهر کارگاه کافی است به بخش مربوطه رفته و جدول آن را پر نمایید. همچنین میتوانید در هر بخش، از هزینه های از پیش تعریف شده استفاده نموده یا اظلاعات خود را به حالت پیش فرض برگردانید.
ب)ثبت مشخصات سفارش چاپی:
برای به دست آوردن هزینه های سفارش چاپی در ابتدا بایستی نوع سفارش را مشخص نمایید، برای مثالکارت ویزیت، پوستر، کتاب یا… بر اساس نوع سفارش چاپی، اطلاعات دیگر نرتبط با نوع سفارش از شما پرسیده خواهد شد. با وارد کردن اطلاعات و کلید بر روی دکمه ((شروع محاسبه )) نتایج محاسبه اعلام میگردد. در عین حال میتوانید هر یک از مقادیر را بسته به نظر خود تغییر داده، و جمع کل را ببینید.